Compte rendu de l'atelier consacré à la Loi 25 et à la protection des renseignements personnels en recrutement animé par Cynthia Chassigneux
Combien de CV conservez-vous dans votre ATS ? Depuis combien de temps ? Et surtout, seriez-vous capable d'expliquer pourquoi vous avez encore besoin de chacun d'eux ?
Ces questions, en apparence assez simples, ont alimenté une discussion particulièrement concrète cette année.
Animé par Cynthia, avocate et ancienne commissaire à la Commission d'accès à l'information du Québec, l'atelier a permis de confronter certaines habitudes bien ancrées en recrutement aux exigences de protection des renseignements personnels.
Et rapidement, un constat s'est imposé : ce ne sont pas nécessairement les nouvelles technologies qui posent problème, mais parfois des pratiques que nous n'avons jamais vraiment remises en question.
Conserver des CV "au cas où" : un réflexe à revoir
En recrutement, constituer un bassin de talents semble aller de soi.
On conserve des candidatures intéressantes, même lorsqu'elles ne correspondent pas à un poste immédiat. Après tout, un mandat pourrait s'ouvrir dans quelques mois.
Mais cette logique du "au cas où" soulève une question fondamentale : avons-nous réellement besoin de conserver toutes ces informations ?
La Loi 25 prévoit que seuls les renseignements personnels nécessaires pour atteindre une finalité doivent être recueillis. Le consentement donné par un candidat n’autorise pas à collecter un renseignement qui n’est pas nécessaire. Cette exigence de nécessité s'applique tout au long du cycle de vie des renseignements personnels, y compris au moment de leur conservation. Ainsi, lorsque les fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été collectés sont accomplies, ils doivent être détruits, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi. Cela suppose de définir des durées de conservation adaptées à chaque finalité. Il est également possible de les anonymiser pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes. L'anonymisation doit se faire selon les modalités déterminées par règlement.
Pendant l'atelier, Cynthia a proposé une piste pragmatique : lorsqu'une conservation future est justifiée et adéquatement encadrée, pourquoi ne pas privilégier une fiche allégée plutôt que conserver systématiquement un CV complet ?
Nom, coordonnées, quelques éléments professionnels pertinents... Avons-nous vraiment besoin de garder les anciennes prétentions salariales, les références ou toutes les notes d'entrevue ?
La vraie question n'est peut-être pas combien de candidatures nous avons dans notre ATS, mais combien de renseignements nous avons réellement besoin de conserver.
Et si les candidats lisaient nos notes ?
Autre sujet qui a suscité des échanges : les commentaires laissés dans les dossiers de candidature.
Les recruteurs prennent des notes. C'est normal. Mais ces informations peuvent faire l'objet d'une demande d'accès de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues par la loi.
Cynthia a notamment évoqué des dossiers contenant des renseignements sur la situation familiale, les enfants ou encore la santé des candidats.
Des informations dont la pertinence dans une décision de recrutement mérite sérieusement d'être questionnée.
Et que dire des commentaires plus subjectifs, rédigés rapidement après une entrevue ?
L'exercice est assez révélateur : seriez-vous à l'aise si la personne candidate lisait ce que vous avez écrit à son sujet ?
Cette question ne devrait-elle pas faire partie de nos réflexes lorsque nous documentons une candidature ?
Enregistrer les entrevues : parce qu'on peut le faire, doit-on le faire ?
Avec l'arrivée des outils d'IA capables d'enregistrer, de transcrire et de résumer les entrevues, une nouvelle habitude s'installe progressivement.
Les avantages sont évidents : moins de prise de notes, davantage d'attention pendant la conversation et des comptes rendus plus structurés.
Mais Cynthia a soulevé une question intéressante : est-ce toujours nécessaire ?
Un cas partagé pendant l'atelier illustre bien le malaise possible. Une candidate avait refusé l'utilisation d'un outil de transcription parce que l'entrevue se déroulait sur le compte Teams de son employeur actuel.
Une situation qui rappelle que les choix technologiques des recruteurs ont aussi des conséquences sur les candidats.
Au-delà des questions de consentement et de conformité, cela nous invite à réfléchir à la nécessité de collecter et de conserver ces informations, ainsi qu'aux solutions moins intrusives qui pourraient être utilisées.
Connaissez-vous vraiment vos outils ?
La discussion a également porté sur les fournisseurs technologiques.
Où sont hébergées les données de votre ATS ? Combien de temps sont-elles conservées ? Qui peut y accéder ? Peuvent-elles servir à entraîner des modèles d'IA ?
Et que deviennent-elles lorsque vous cessez d'utiliser un outil ?
Autant de questions que les équipes de recrutement devraient pouvoir poser à leurs fournisseurs, en collaboration avec les responsables de la protection des renseignements personnels.
Car déléguer le traitement des données à un fournisseur ne signifie pas se décharger de ses responsabilités.
Une question pour demain matin
L'atelier s'est terminé sur des pistes d'action très concrètes, dont une particulièrement simple : identifier la personne responsable de la protection des renseignements personnels dans son organisation et engager la discussion.
Pas nécessairement pour lancer un immense chantier de conformité, mais pour commencer à comprendre ce que nous collectons, pourquoi nous le faisons et combien de temps nous le conservons.
Et si, finalement, le meilleur réflexe à développer en recrutement n'était pas de collecter davantage d'informations, mais d'apprendre à mieux choisir celles dont nous avons réellement besoin ?
---
*Cet article a été rédigé avec l'aide de l'intelligence artificielle, à partir du compte rendu des échanges et des retours des personnes participantes à l'atelier sur la Loi 25 animé par Cynthia.
**Les éléments juridiques présentés sont de portée générale et ne remplacent pas un avis juridique adapté à la situation d'une organisation.
Ajouter un commentaire