iNNERSHIP: Et chez vous, l'accueil, comment ça se passe?

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Innership

J'ai rencontré Caroline Jost il y a de ça déjà quelques années lors d'un projet commun. Charmée par son engouement et sa vision, je suis allée la rencontrer par la suite pour qu'elle nous parle d'iNNERSHIP, une plateforme innovante d'accueil et de développement professionnel.

Caroline, peux-tu te présenter et nous parler d’iNNERSHIP ?

Avec plaisir. Alors je suis passionnée par la gestion des talents, l’amélioration continue et l’innovation. Dans mon parcours en RH à l’international, j’ai constaté systématiquement la difficulté des employés à naviguer dans les outils RH, à s’approprier leur développement et piloter activement leur carrière. D’autant plus lors de changements ou transformations : les gens s’interrogent sur la suite et la contribution qu’ils peuvent/souhaitent apporter. Ils sont facilement désengagés et ne savent pas à qui s’adresser.  

Avec mon collègue Thomas d’Hauteville, lorsque je travaillais chez Rio Tinto Alcan, beaucoup de belles pratiques étaient en place en gestion des talents, mais il nous semblait évident qu’il manquait un espace permettant à chacun d’être accompagné dans la réussite de sa prochaine étape professionnelle en faisant le lien avec ses aspirations profondes.

Nous nous sommes associés fin 2013, nous avons fait un premier prototype en 2014 avec un premier client, et une première levée de fond en 2015 avec pour objectif de rendre l’accomplissement professionnel plus simple, engageant, et à la portée de tous.

Aujourd’hui iNNERSHiP c’est :

  • Une mission : faire de chacun le 1er acteur de son développement professionnel
  • Une équipe « full-stack » de 10 personnes répartie entre Montréal et Montpellier et un large réseau de partenaires
  • 25 programmes qui mobilisent les individus à chaque étape de leur carrière. Ces programmes de 3 à 6 mois incluent un parcours digital, un accompagnement individuel et des ateliers collectifs. Parmi les parcours disponibles : Réussir mon intégration dans mon nouveau poste, développer mon leadership, réussir mon projet de mobilité professionnelle, réussir mon expatriation, dynamiser ma carrière au féminin, me reconvertir, renforcer ma santé au travail, préparer ma retraite...
  • Des clients entreprise en Amérique du Nord, en Europe et en Asie qui souhaitent augmenter l’engagement et la performance de leurs collaborateurs

Vous avez développé un programme spécifiquement pour l’intégration des nouveaux employés. Peux-tu nous en dire plus ?

L’intégration des nouveaux employés est une étape critique dans le parcours du collaborateur. L’expérience d’intégration en dit beaucoup sur l’entreprise et sa culture. C’est un premier contact essentiel. Pourtant, il reste très rare que ce soit une expérience engageante et bien exécutée. Une amie à Montréal me disait encore récemment qu’elle avait mangé seule tous les midis de sa première semaine par exemple, et qu’on lui avait ensuite demandé 10 jours seulement après son arrivée de remplacer une personne absente pour 1 mois. Les anecdotes sur ce thème sont malheureusement trop nombreuses.

Nous travaillons avec un illustrateur — Étienne Appert — pour illustrer l’avant/après de nos programmes. Voici pour nous l’illustration le avant/après de l’intégration d’un nouveau collaborateur :

bande dessinée

Avec iNNERSHiP par exemple le jour 1 de la personne est préparé en amont (logique de « tapis rouge » où le collaborateur est attendu et son intégration commence à la signature du contrat). Son programme le guide pas à pas, sur 3 mois (ou plus selon le souhait du client) pour éviter que tout se concentre sur les 10 premiers jours et avec une équipe de « compagnons ».

Concrètement, comment ça fonctionne ?

Lorsqu’un client nous contacte pour revoir l’expérience d’intégration offerte aux nouveaux collaborateurs, nous « dessinons » ensemble une expérience engageante sur la base des 3 composantes de nos programmes :

  1. Le parcours digital qui guide le collaborateur à partir de la signature du contrat : Il est ajusté pour reprendre le vocabulaire, les documents de références, la culture de l’entreprise. Le fait de personnaliser ce parcours est un point très important. Cela prend 2 à 4 semaines pour ajuster le parcours digital et les questions auxquelles les participants répondent. Un de nos clients a par exemple un document « glossaire » avec tout le jargon à connaître dans son domaine d’activité, ou des règles d’or en santé/sécurité, ou un document de référence sur la vision à 5 ans de l’entreprise… Ces éléments sont intégrés pour que le nouveau se positionne par rapport à ces éléments et une discussion s’amorce sur le sujet.
  2. L’accompagnement : chaque personne va être accompagnée soit par un coach, un mentor, un « parrain », le manager et/ou un buddy. Selon la culture de l’entreprise, on choisit les personnes qui vont accompagner les nouveaux. Le recruteur, qui est souvent le contact privilégié du nouveau avant l’arrivée peut d’ailleurs jouer un rôle important pour poursuivre ce lien après la signature et c’est très apprécié.
  3. Les ateliers collectifs : là aussi, cela dépend de la culture d’entreprise. Certaines entreprises veulent des ateliers très formels sur la santé et la sécurité, les RH, etc. D’autres veulent organiser un Pokemon Go pour trouver l’imprimante et la cantine ! D’autres favorisent le networking entre nouveaux et avec les leaders du groupe pendant une journée d’intégration par exemple. D’autres favorisent les visites de site, etc…  

Une fois l’expérience cible dessinée et le rôle des acteurs établis, on lance le programme comme une gestion de projet classique et nous avons tous les supports pour former des mentors/parrains/buddy au besoin, et accompagner les nouveaux.

La plateforme est très interactive. Quel est le retour des nouveaux employés [mentorés et nouveaux] ?

Les nouveaux peuvent avancer dans leur parcours d’intégration à leur rythme et en tout temps via leur ordinateur, tablette et smartphone. Ils aiment le côté intuitif de la plateforme, et l’interaction effectivement avec les personnes qui les accompagnent. C’est ce qui rend la démarche plus personnelle. Ça leur permet de bâtir une relation privilégiée avec leurs mentors/parrains, etc. Ils peuvent même choisir d’ajouter d’autres personnes, comme d’autres nouveaux rencontrés lors d’un atelier collectif, pour partager les meilleures pratiques qu’ils découvrent. Au-delà de l’expérience d’intégration, nos clients recherchent souvent le fait d’initier les nouveaux collaborateurs aux nouvelles technologies et iNNERSHiP est également idéal pour cela.

Une force du programme est qu’il permet de mesurer la satisfaction et l’intégration au fur et à mesure de façon anonyme. Par exemple, nous avons pu remonter à un de nos clients que 75 % des nouveaux n’étaient pas au courant de la journée d’intégration : ils ont donc pu renforcer la communication sur le sujet. Le programme est donc un vecteur d’amélioration continue de la démarche. L’expérience est améliorée au fur et à mesure et après le 1er mois, les bénéfices se font sentir partout dans l’organisation.

Voici quelques visuels de l’expérience via un smartphone, mais nous proposons une démo à toute personne intéressée bien sûr.

Tableau explicatif

Nous venons de la gestion des talents et une grande douleur que j’avais en entreprise était de ne pouvoir sélectionner que quelques noms sur plusieurs centaines voire milliers, pour bénéficier d’un programme ou d’une initiative de développement. Et pour quelques hauts potentiels, le coût était très élevé pour l’unité d’affaires. Notre souhait avec iNNERSHiP est de faire que tous nos programmes soient accessibles et abordables pour que nos clients puissent les offrir au plus grand nombre.

C’est pourquoi nos programmes coûtent entre CAD $ 190 et 250 par personne.

À cela peut s’ajouter du coaching, la formation de mentors internes ou la personnalisation de l’expérience selon le format choisi, mais le prix reste toujours très compétitif pour qu’un maximum de personnes puisse en profiter.

Considères-tu encore aujourd’hui que l’intégration est sous-estimée lors des processus d’embauche ?

Absolument. Mais c’est aussi très simple d’y remédier. Il y a plusieurs enjeux importants autour de l’intégration que nous avons repris dans cet article. Tout d’abord, le fait de garder contact avec le nouvel arrivant jusqu’à sa première journée pour éviter l’anxiété du jour 1. Cela permet également de personnaliser l’accueil : tous les nouveaux n’auront pas les mêmes attentes et besoins alors une bonne pratique en tant qu’employeur consiste à personnaliser l’arrivée.

Ensuite il faut faire que l’intégration soit répartie dans la durée pour accompagner progressivement la prise de poste et ne pas démotiver la personne.

Et enfin, mais surtout, il faut faire réfléchir la personne. Personne n’aime être « gavé » comme une oie, à devoir lire un nombre infini de PowerPoint et PDF sans échange dans le contexte précis de son poste. Ce dernier point est essentiel pour nous et notre processus permet une appropriation progressive de la culture, mais sans bloquer l’initiative et les réactions des nouveaux arrivants, car leur regard extérieur est précieux.

Sans faire cela, on prend les risques que la personne soit mal intégrée, peu motivée et donc peu performante, et on gâche les efforts déployés et le coût d’un bon recrutement.

Voici plus de détails en une fiche qui reprend le déroulé du programme d’intégration que nous proposons.   

Merci Caroline !

 

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